解决合同管理难题,致远互联推一站式数智化合同管理产品

对现代企业而言,合同是维系业务往来、保障企业权益、具有极强敏感性的重要契约文件。伴随着业务升级与规模扩张,中大型企业在经营过程中,动辄需要同时处理上百份合同,而许多业务合同普遍都存在着条款密集、数据庞杂等特点,无论是起草、审核、校验,还是签订后项目期限内履约追踪、监督、履行,对于合同业务跟进人员来说,都存在着诸多共同的难题。

现代企业合同管理中的全球性难题

现代企业合同管理模式,一般使用传统合同管理软件,以人工操作的方式进行管理,从合同的起草、创建、到审批、签约、监控,再到归档、变更、续约,涉及环节众多、流程复杂,各类繁琐的细节分支数不胜数。

这就导致合同管理人力成本日益升高高、管理效率难以提升。当下,传统合同管理系统能力的不足,已经越来越成为制约企业业务经营水平提升的一大瓶颈。

美国IT企业DocuSign近期发布的市场调研显示:

 94%的人表示,人为错误会在一定程度上影响合同流程——增加风险、返工、延误和成本。

68%的人表示,他们需要10多分钟才能找到一份典型的合同范本模板。

 65%的人表示,他们的合同流程导致交易延迟。

 所以,如何减少合同管理中的人为错误、如何提升合同全周期管理运行效率,在全世界范围内,都是企业经营管理中亟待解决的重大难题。对中国企业而言,由于信息化建设起步相对较晚,合同全周期管理的理念并未得到完全普及,合同全周期管理提质增效问题,更是与合同管理标准化、规范化、信息化相绑定。

值得注意的是,近年来数字化领域迎来了一次爆炸式发展,诸多新概念、新模式、新技术大规模涌现出来,并迅速受到市场的青睐与检验、短时间内得到了广泛地应用,国内企业抓住了这一时代契机,借助数字化转型的东风,大数据、人工智能、低代码、云原生、移动互联等各条战线蓬勃奋起,正在将国内企业经营管理过去存在的诸多短板,补齐到世界一流水平。

数字化时代开创性的智能合同管理应运而生

传统的合同管理软件只是将纸质合同管理过程迁移到电脑端完成,但大量相关工作仍依赖人力手动操作,而智能合同平台的开创性意义在于,它以合同管理业务场景为出发点,广泛融合前沿技术,将合同管理业务中的诸多环节写成算法,并内置到产品中去,从而前所未有地提升了管理效能。

当下,随着人工智能、流程自动化、NLP自然语言处理、大数据分析等新技术被陆续应用到合同管理产品之中,完善的智能合同平台模式已经日渐成型,合同全周期各大环节的管理模式正迎来全方位的智能化革新。数字化时代的智能合同管理平台,已经不只是一套软件系统,而是一位熟悉合同全流程的智能高级顾问。

流程引擎能力:依托智能化的BPM流程引擎能力,合同管理过程中最繁重的起草、审批、协商环节,均可轻松实现全自动多端流转。审批方、修订方、客户方等各大节点,流程进度一目了然,手机端随时可跟踪,合同全周期管理工作得到了极大简化。

文字提取能力:基于OCR光学字符识别与智能文本分析、大数据统计等技术,智能合同平台能够将纸质合同和第三方文件转变为可操作的文件,历史合同文件实现批量归档,并自动提取关键数据与信息,纳入数据库。

数据分析能力:智能合同管理平台能够通过算法准确定位合同中的关键信息,并自动计算不同客户各类型合同中,包括累计签约数量、累计签约金额、应收应付款在内的诸多典型参考数据,需要时可轻松检索,起草时自动调取显示在表单上,为相关经办人、审批人决策提供参考依据。

文本比对能力:依托NLP自然语言处理、人工智能文本分析等先进技术,在领导审批、内部定稿、签署前、盖章后等各个环节都可快速比对合同文本信息,系统自动检查文本有无更新、篡改,消除多个环节的人工文档比对操作,最大限度地提升合同流程运作效率。

致远互联全新合同产品的合同文本比对界面

数智赋能让合同全生命周期管理能力全面升华

合同起草

企业合同作为一项重要契约文件,需要精确保障合同文本的专业性、规范性、合规性,传统模式下,合同起草需有专业人员严格把关每处条款细节,对企业来说需要付出极高的人力成本。智能合同产品运用人工智能、文本比对能技术,可以将大量专业性要求高、复杂繁琐的工作交给预置的专业算法来完成。

一键调用范本:智能合同开发方会组建专业的财会与法务专家顾问团队,根据不同垂直行业领域的合同业务需求,提供海量基于业务场景的数字化合同范本,并分类预置到产品系统或云端上,企业起草合同时,可一键调用范本,变量信息表单填写,正文同步生成,效率全面提升。

合同合规检查:在智能合同管理系统中,企业可根据自身需求,自定义配置用于检索审核的标准和关键词,智能平台自动进行合规检查,重点信息全标记,校验结果同步显示、实时预警,以前需要几天甚至几周才能完成的合同审查现在只需几分钟即可完成。

致远互联全新合同管理预置了不同场景下的合同范本,只需填写表单,合同正文一键生成

合同校验

即使是专业人员,在合同校验环节,诸如相对方资质确认、文本与业务适配性等多个方面也时常出现漏洞与失误,导致企业利益受损。而全新的智能合同管理平台能够帮助企业对数量众多的合同进行批量化智能校验,使组织获得前所未有的信息洞察力。

智能条款限定库:能够按照不同的公司类别、合同类别,预设合同关键条款校验规则,规则一经设定将贯穿起草、审核、用印全流程,自动识别限定条件、生成智能校验结果,并及时触发预警、执行流程干预。

自动校验预警:运用自然语言处理技术来解析文档、自动划分条款类别,并突出显示文档版本之间的差异,标记可能不符合组织利益的次优条款,实现辅助校验及自动预警。

合同审批

根据 Forrester Research 的最新研究,平均合同审批周期大约需要3到4周。在涉及许多利益相关者的合同签署和谈判过程中,反反复复的审批校验会浪费大量时间,同时,在传统合同管理模式下,签署前合同比对环节高度依赖人工操作,时常因人为比对疏漏而出现“阴阳合同”,造成法律风险。通过智能合同管理平台,审批环节涉及到的所有功能都被集成在平台中,让合同审批更加精准高效,大幅降低人为工作量,避免人工比对疏漏。

智能审批助手:人工智能算法将自动突出显示条款文本的前后变化,加速提升合同版本比对速率,极大程度上减少审批和周转时间。

外部系统数据无缝集成:智能合同平台还将第三方数据无缝集成到系统中,全局穿透合同管理的各环节,相对方企业征信信息一键可查,历史签约数据随时调取,审批决策所需信息一站式解决。

合同签署

传统合同管理过程中,签署流程繁琐,合同签约时间过长,中间流程节点不可控,经常造成商机延误。完成签署后的合同,管理混乱,有的分散在经办人自身的电脑中,有的被存放在传统合同管理系统的各类不同的目录下,难以形成体系化管理。

签署流程监控:智能合同平台整合BPM流程管理能力,责权清晰可见,操作留痕可查,简化签署流程,提升签署效率,增强可靠性。

电子签双端盖章:合同签署时,甲方可通过线上电子签盖章,线上快速传递给乙方,乙方线下可用群杰设备进行纸质盖章并同步电子盖章线上传递,电子合同与纸质合同同步归档,双签章双保险,确保合同认证安全。

致远互联全新合同平台,实现电子版纸质版合同同步盖章,线上线下同步归档

合同归档

传统合同管理系统中,合同的档案管理缺乏标准体系,更缺乏评价相对方的量化数据。归档时依靠手工填报台账来进行汇总数据,效率低且容易出错。人工归档往往出现不及时或信息不全面等问题,导致发生合同纠纷后,缺少相关证据材料。

智能合同档案柜:智能合同平台具备电子档案柜功能,合同归档一步到位,让实体合同都拥有签章有效的电子孪生版本,条款、数据、关键信息经过人工智能识别解析,分类纳入数据库,一键调取、细节轻松检索。

致远互联电子合同档案系统:合同归档到统一档案表中,状态一览无余,随时筛选历史合同

在企业服务市场,智能合同管理仍属于蓝海市场。目前,企业引入ERP等数字化系统已经非常普遍,但在合同管理上,传统纸质合同仍然占据主要位置。传统纸质合同的文本往往缺乏结构化电子文本,导致合同信息在使用中容易受到制约,企业一些业务流程也因此不够规范。致远互联此次推出一站式数智化合同管理产品,也将有利于企业提高合同拟定效率,降低合同履行风险,增强企业业务流程的规范性。

 


posted @ 22-05-21 03:00  作者:admin  阅读量:
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